راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری
در این مقاله شرکت حسابداری و مالیاتی تیوان سعی دارد راهنمای مناسبی جهت انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب به شما خوبان ارائه دهد.
برای یک شرکت تجاری و اقتصادی، احتمالا حسابرسی هزینه‌ها و کنترل اسناد حسابداری بدون وجود یک دستیار نرم‌افزاری قدرتمند، امکان‌پذیر نخواهد بود.
حقیقت و واقعیت موجود در شرایط کنونی، استفاده از نرم افزار حسابداری را به جای درگیر شدن با اسناد و مدارک کاغذی، اجتناب‌نا‌پذیر می‌کند.
البته اسناد اداری و مدارک مرتبط با هزینه‌ها و حساب سود و زیان باید به صورت دفتری ثبت و ضبط شوند، اما در بعضی از مواقع بهره بردن از فناوری برای پیش‌برد آسان و پرسرعت امور، به نفع کارکنان و منافع کلی شرکت تجاری است.
برنامه حسابداری چیست؟
برای تعریف برنامه حسابداری، می‌توان بیان ساده‌ای را از این امکان قدرتمند رایانه‌ای ارائه کرد. برنامه حسابداری یا حسابرسی مالی به دستورات از قبل نوشته شده کامپیوتری گفته می‌شود که اطلاعات حساس مالی شرکت یا سازمان مربوطه را ذخیره‌سازی می‌کنند.
این نرم‌افزارهای کنترل اسناد حسابداری، با توجه به نوع طراحی و قابلیت‌های تعبیه شده در آن‌ها، قادرند علاوه بر ذخیره‌سازی امن اطلاعات حساس، روی آن‌ها پردازش‌های مختلفی را نیز انجام دهند.
در عصر فناوری کنونی آشنایی با نرم افزار حسابداری که برای آسان و سریع کردن کارهای حسابرسی، طراحی و ساخته شده است، می‌تواند منجر به جهش بزرگی در پیشرفت شغلی و کاهش هزینه‌ها شود. در این مطلب، به معرفی این ابزارهای مفید می‌پردازیم.
دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری و تحلیل مالی
دلایل متعددی برای استفاده از ابزارهای کامپیوتری حسابرسی وجود دارد. مهم‌ترین دلایل استفاده از نرم‌افزار کامپیوتری به شرح زیر است.
دقت در محاسبات
مطمئنا در صورت اعمال ورودی صحیح، دقت خروجی یک برنامه پردازشی کامپیوتری بیش از تحلیل‌های انسانی است. محاسبات حسابرسی که به صورت دستی انجام می‌شوند، شامل بسیاری از فرمول‌ها و عملیات ریاضی مختلف هستند.
در این بین وجود یک خطا در محاسبه، ممکن است صحت خروجی‌ها را با مشکل مواجه کند که می‌توان با یک نرم‌افزار باکیفیت این مشکل را برطرف کرد.
سرعت در انجام کارها
رایانه‌های امروزی از سرعت پردازشی بالایی برخوردارند و این سرعت بسیار، چیزی است که در تحلیل اطلاعات پیچیده حسابداری چاره‌ساز خواهد بود.
انجام کارهای تحلیلی توسط انسان با محدودیت‌هایی مواجه است اما یک نرم‌افزار قادر است، تحلیل‌های متعدد و چندگانه‌ای را تنها در چند ثانیه ارائه دهد.
کاهش هزینه‌های حسابداری
افزایش سرعت تحلیل و پردازش اطلاعات مالی در عمل زمان مورد نیاز برای عملیات حسابداری را کاهش می‌دهد.
یعنی مدت زمان و عملیات کمتری برای انجام عملیات نیاز خواهد بود که با این کار خود به خود ساعات کاری کمتر شده و در هزینه‌ها صرفه جویی می‌شود.
امکانات کاربردی
قابلیت‌های بسیاری که یک سیستم نرم افزار حسابداری در اختیار کاربر قرار می‌دهد، فراتر از حد تصور است. به بیان دیگر، می‌توان با طراحی مناسب نرم‌افزار کامپیوتری، هر ویژگی را که برای یک حسابدار شرکت مورد نیاز است فراهم کرد.
این ویژگی‌ها شامل ارائه انواع گزارش‌ها، ویژگی گرافیکی مناسب، امنیت و… هستند.
پیشنهاد می کنیم مقاله جرائم مالیاتی را نیز مطالعه نمایید.
ویژگی های نرم افزار حسابداری
برای انتخاب یک نرم‌افزار خوب که قابلیت اتکای زیادی داشته باشد و در عین حال قدرتمند عمل کند، می‌توان ویژگی‌های زیر را در آن جست‌و‌جو کرد.
امنیت بالای اطلاعات ذخیره شده
به طور قطع، امنیت اطلاعات ذخیره شده در برنامه حسابداری مهم‌ترین رکن آن است.
در صورت کم کاری شرکت‌های توسعه دهنده نرم‌افزار روی موضوع امنیت، ضررهای جبران ناپذیری به شرکت استفاده کننده وارد خواهد شد.
با استفاده از یک نرم‌افزار غیرامن، ممکن است اطلاعات خصوصی شرکت در اختیار سایر افراد قرار گیرد.
تهیه نسخه پشتیبان از عملیات حسابداری، یکی از نکات مهم در حفظ امنیت اطلاعات نرم‌افزار است که باید در آن فراهم شود.
ارائه گزارش‌های متعدد و تحلیلی
مزیت مهمی که در ابزارهای حسابداری رایانه‌ای ارائه شده است، امکان فراهم کردن تحلیل‌های مختلف و با ارزش مالی است.
در نرم‌افزارهای پیشرفته حتی امکان محاسبه هزینه‌هایی مانند مالیات وجود دارد که این ویژگی کار حسابداران را آسان کرده است.
تحلیل‌های مالی نقش اساسی را در پیش‌برد سیاست‌های شرکتی و پیشرفت اقتصادی ایفا می‌کنند.
نبود این گونه ویژگی‌ها در نرم افزار حسابداری، ممکن است رؤسای شرکت را از مزیت مهمی به نام امکان سیاست‌گذاری اقتصادی محروم کند.
رابط کاربری آسان و حرفه‌ای
یک برنامه حسابداری باید با رابط کاربری حرفه‌ای طراحی شده باشد و باید در عین حال که از نظر گرافیکی مناسب است، کاربری آسانی را فراهم کند.
ویژگی‌های بصری و گرافیکی که شامل ارائه انواع نمودار و تحلیل‌های نموداری هستند، دید خوبی را از وضعیت هزینه‌ها و درآمدهای شرکت فراهم خواهند کرد.
طراحی کامل و جامع براساس نیازهای شرکتی
عملیات حسابداری شرکت‌ها شامل انواع هزینه‌ها، دریافت و ثبت چک‌ها، کنترل حساب‌های بانکی، وضعیت خریدوفروش و بسیاری از امور مالی دیگر است.
انتظار یک حسابدار از نرم افزار حسابداری خود، کامل بودن آن است تا در صورت استفاده از آن نیازی به مراجعه به نرم‌افزارهای دیگر نباشد.
قیمت و پشتیبانی مناسب
قیمت نرم‌افزارهای تحلیل مالی همواره مورد بحث است و این مورد معمولا با توجه به تعدد امکانات ارائه شده در آن سنجیده می‌شود.
هر شرکتی انتظار دارد براساس میزان هزینه‌ای که صرف می‌کند، امکانات و پشتیبانی پس از فروش مناسب دریافت کند.
ویژگی پشتیبانی نرم‌افزاری اصل مهمی است چرا که در صورت بروز مشکلات نرم‌افزاری، شرکت‌های توسعه‌دهنده باید مسئولیت آن را بر عهده بگیرند و حتی مشکل به وجود آمده را برطرف کنند.
انواع نرم‌افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری براساس تقاضا و محل استفاده آن، از ویرایش‌های بسیار ساده تا انواع پیشرفته وجود دارد.
پیشرفته‌ترین ابزارهای رایانه‌ای حسابداری در سازمان‌ها، تولیدی‌ها و حتی بخش‌های صنعتی بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرند که مطمئنا این مدل‌ها باید دارای سرعت و قدرت فزاینده‌ای باشند.
نرم‌افزارهای حسابداری با توجه به محل کاربرد شامل موارد زیر هستند که هر کدام از آن‌ها باید براساس ویژگی مورد نیاز این محل‌ها طراحی شده باشند.
- نرم‌افزار شرکتی
- نرم‌افزار فروشگاهی
- نرم‌افزار انبار
- نرم‌افزار خریدوفروش
- نرم‌افزار دریافت و پرداخت چک
- نرم‌افزار تولیدی و ثبت سفارش‌ها
- نرم‌افزار مالیاتی
چند عدد از ابزارهای حسابداری معروف و متداول به شرح زیر است.
نرم افزار سپیدار سیستم
سپیدار سیستم یکی از معروف‌ترین تولید کنندگان نرم افزار حسابداری شرکتی است که محصول ویژه خود را با نام دشت عرضه کرده است.
شرکت سازنده، این برنامه کامل را با کاربری ساده و در عین حال قدرتمند طراحی کرده است.
علاوه بر وجود سیستم پایه حسابداری، محصول این شرکت دارای افزونه‌های بسیاری برای تامین نیازهای محاسبات مالی مانند حقوق و دستمزد، خریدوفروش، پیمانکاری و سیستم حسابداری بازرگانی و انبار است.
نرم افزار هلو
سیستم حسابداری و تحلیل مالی هلو، نامی آشنا در حوزه نرم افزار حسابداری است.
شرکت مهندسی نرم افزار هلو بیش از ۲۰ سال در ارائه خدمات حسابداری و مشاوره آن تجربه دارد و محصولات این شرکت بیش از ۲۰۰ گروه شغلی را شامل می‌شوند.
محصول شرکت هلو علاوه بر پشتیبانی از بخش شرکتی و حسابداری بازرگانی برای بخش‌های فروشگاهی، تولیدی و صنعتی نیز کاربرد دارد که مزیت مهم آن عرضه برنامه مالی برای دستگاه‌های قابل حمل مانند تلفن همراه است.
نرم افزار محک
محک نیز از جمله شرکت‌های موفق توسعه دهنده ابزارهای تحلیل مالی است که طی ده سال سابقه خود توانسته است راهکارهای عملی و مناسبی برای حسابرسی گروه‌های شغلی مختلف ارائه کند.
محصولات نرم افزار حسابداری این شرکت، علاوه بر حضور قدرتمند در حوزه فروشگاهی، شرکتی و تولیدی برآورده کننده نیازهای اشخاص نیز هست چرا که نرم افزار کیف پول رایگان آن، محبوبیت زیادی بین کاربران تلفن‌های هوشمند دارد.
حسابداری آنلاین
با ظهور و پیشرفت دنیای اینترنت، شرکت‌های مختلف نیز با توجه به ایجاد درخواست مشتریان، به سمت ارائه خدمات نرم‌افزاری خود به صورت حسابداری آنلاین می‌روند.
این تلاش برای توسعه ابزارهای حسابداری تحت وب به دلیل در دسترس بودن امکانات آنلاین نرم‌افزاری بدون محدودیت مکانی و زمانی است.
حسابداری اینترنتی که با نام ابری هم شناخته می‌شود، امکان استفاده از نرم افزار حسابداری موجود در سیستم شرکت و موسسه را از محلی دیگری مانند منزل فراهم می‌کند.
نکته جالب اینجا است که در صورت همسان‌سازی ابری برنامه موجود در محل کار به صورت اینترنتی، نیازی به نصب دوباره نرم‌افزار در منزل وجود ندارد و تنها با استفاده از مرورگر وب، می‌توان عملیات مالی مورد نظر را انجام داد.
مزیت‌های حسابداری آنلاین به صورت زیر هستند.
- امکان استفاده از هر جای دنیا و تنها با استفاده از مرورگر و اینترنت
- امکان ارتباط لحظه‌ای مسئول حسابدار با رئیس موسسه یا شرکت
- امکان دسترسی به اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری با استفاده از ابزارهای مختلف مانند تلفن همراه، تبلت و…
- امکان به اشتراک گذاری همزمان اطلاعات شعب فروشگاهی یا دفاتر مختلف موسسه
- هزینه کمتر حسابداری اینترنتی نسبت به تهیه ابزارهای کامپیوتری
در کنار این ویژگی‌ها، معایبی هم برای این نوع حسابرسی قابل ذکر است.
- قدرت کم در طولانی مدت
- هزینه‌های ادامه‌دار برای استفاده
- آسیب‌پذیری در مقابل خطرات امنیتی اینترنتی
اگر از این مقاله رضایت داشته اید توصیه می کنیم مقاله معاملات فصلی را نیز مطالعه نمایید.
درصورت نیاز با شماره های 66913667-021 و 09127926849 در ساعات کاری تماس حاصل فرمایید یا از طریق واتساپ با شماره همراه ذکر شده در تماس باشید.
از همراهی و شکیبایی شما سپاسگزاریم
