در این مقاله شرکت حسابداری و مالیاتی تیوان قصد دارد در مورد چگونگی تنظیم و ارسال لیست بیمه توضیحاتی ارائه دهد.
مدیران شرکت‌های بزرگ و کوچک موظف هستند برای کارمندان خود بیمه پرداخت کنند. این کار در گذشته به صورت دستی و تکمیل فرم بیمه توسط پشتیبانی واحد مالی انجام می‌گرفت که کاری زمان‌بر بود و خطاهای بسیاری داشت؛ اما امروزه تنظیم لیست بیمه به صورت اینترنتی انجام می‌گیرد. لیست بیمه در آخر ماه و سر موعد مقرر ارسال می‌شود و در صورت تأخیر، جریمه‌هایی را برای شرکت به همراه دارد.
لیست بیمه چگونه ارسال می‌شود؟
شرکت‌ها باید لیست بیمه خود را که شامل تمام کارمندان و کارگران است، به صورت ماهانه ارسال کنند.
این لیست‌ها امروز به صورت اینترنتی برای اداره بیمه ارسال می‌شود و بسیار راحت و دقیق است. نرم‌افزارهای زیادی برای این کار وجود دارد. البته در روش اینترنتی، همان فرم بیمه برای کارمندان تنظیم می‌شود و فقط ارسال آن به صورت اینترنتی انجام می‌شود.
در این لیست اطلاعات تمام کارمندان و افرادی که از شرکت حقوق دریافت می‌کنند، ثبت شده و میزان حق بیمه برای آن‌ها تعیین می‌شود. پرداخت حق بیمه برای تأمین اجتماعی نیز با درگاه‌های پرداخت آنلاین انجام می‌گیرد.
مراحل تنظیم لیست بیمه به صورت اینترنتی
برای ارسال لیست و پرداخت حق بیمه کارمندان، باید روندی که در ادامه ذکر میکنیم، طی شود. این کار معمولا توسط پشتیبانی واحد مالی در هر شرکت انجام می‌گیرد. شرکت‌هایی که تعداد بیمه‌شدگان بیشتری دارند و بیمه آن‌ها را سر موعد پرداخت می‌کنند، مشمول دریافت تخفیف از شرکت بیمه می‌شوند. این تخفیف ممکن است به صورت نقدی یا نفری باشد.
ثبت مشخصات موسسه و شرکت
برای تهیه لیست بیمه، ابتدا باید وارد نرم‌افزارهای تنظیم لیست شوید. در این نرم‌افزار اولین اطلاعاتی که باید ثبت شود، مربوط به شرکت و مشخصات آن است.
اطلاعاتی مانند کد کارگاه، نام کارفرما، نام شرکت، نرخ حق بیمه، آدرس شرکت و … را وارد کنید.
اگر شرکت پیمانکاری است، باید بخش ردیف پیمان را هم پر کنید. در این قسمت نرخ حق بیمه الزامی نیست و توسط اداره بیمه کنترل می‌شود.
ثبت مشخصات کارکنان شرکت
برای تنظیم لیست بیمه کارمندان، ابتدا باید مشخصات آن‌ها را در نرم‌افزار بیمه وارد کنید. بخشی به نام اطلاعات پایه در نرم‌افزارهای بیمه وجود دارد که با کلیک روی آن‌ها فرم مشخصات کارکنان در دسترس‌تان قرار می‌گیرد.
به ترتیب کارمندان را وارد لیست کنید و بعد از تکمیل اطلاعات یک نفر، با کلیک روی گزینه جدید، نفر بعدی را وارد کنید.
مشخصاتی که در این بخش، برای لیست بیمه باید وارد کنید، شامل مواردی مانند مشخصات شناسنامه‌ای کارمند، شماره بیمه، کد کارمند یا شماره پرسنلی و … است.
پس از وارد کردن مشخصات با زدن گزینه ثبت، اطلاعات کارمند در فرم ثبت می‌شود. نرم‌افزارهای مربوط به بیمه، می‌توانند ایرادات احتمالی را تشخیص دهند و در این صورت خطای موجود را به شما اطلاع دهند. به عنوان مثال، اگر کد ملی دارای ارقام و تعداد صحیح نباشد، اطلاعات ثبت نمی‌شود و خطا به شما اعلام می‌شود تا آن را برطرف کنید.
