در این مقاله شرکت حسابداری و مالیاتی تیوان قصد دارد در مورد چگونگی تنظیم و ارسال لیست بیمه توضیحاتی ارائه دهد.

مدیران شرکت‌های بزرگ و کوچک موظف‌ هستند برای کارمندان خود بیمه پرداخت کنند. این کار در گذشته به صورت دستی و تکمیل فرم بیمه توسط پشتیبانی واحد مالی انجام می‌گرفت که کاری زمان‌بر بود و خطاهای بسیاری داشت؛ اما امروزه تنظیم لیست بیمه به صورت اینترنتی انجام می‌گیرد. لیست بیمه در آخر ماه و سر موعد مقرر ارسال می‌شود و در صورت تأخیر، جریمه‌هایی را برای شرکت به همراه دارد.

لیست بیمه چگونه ارسال می‌شود؟

شرکت‌ها باید لیست بیمه خود را که شامل تمام کارمندان و کارگران است، به صورت ماهانه ارسال کنند.

این لیست‌ها امروز به صورت اینترنتی برای اداره بیمه ارسال می‌شود و بسیار راحت و دقیق است. نرم‌افزارهای زیادی برای این کار وجود دارد. البته در روش اینترنتی، همان فرم بیمه برای کارمندان تنظیم می‌شود و فقط ارسال آن به صورت اینترنتی انجام می‌شود.

در این لیست اطلاعات تمام کارمندان و افرادی که از شرکت حقوق دریافت می‌کنند، ثبت شده و میزان حق بیمه برای آن‌ها تعیین می‌شود. پرداخت حق بیمه برای تأمین اجتماعی نیز با درگاه‌های پرداخت آنلاین انجام می‌گیرد.

مراحل تنظیم لیست بیمه به صورت اینترنتی

برای ارسال لیست و پرداخت حق بیمه کارمندان، باید روندی که در ادامه ذکر می‌کنیم، طی شود. این کار معمولا توسط پشتیبانی واحد مالی در هر شرکت انجام می‌گیرد. شرکت‌هایی که تعداد بیمه‌شدگان بیشتری دارند و بیمه آن‌ها را سر موعد پرداخت می‌کنند، مشمول دریافت تخفیف از شرکت بیمه می‌شوند. این تخفیف ممکن است به صورت نقدی یا نفری باشد.

ثبت مشخصات موسسه و شرکت

برای تهیه لیست بیمه، ابتدا باید وارد نرم‌افزارهای تنظیم لیست شوید. در این نرم‌افزار اولین اطلاعاتی که باید ثبت شود، مربوط به شرکت و مشخصات آن است.

اطلاعاتی مانند کد کارگاه، نام کارفرما، نام شرکت، نرخ حق بیمه، آدرس شرکت و … را وارد کنید.

اگر شرکت پیمانکاری است، باید بخش ردیف پیمان را هم پر کنید. در این قسمت نرخ حق بیمه الزامی نیست و توسط اداره بیمه کنترل می‌شود.

ثبت مشخصات کارکنان شرکت

برای تنظیم لیست بیمه کارمندان، ابتدا باید مشخصات آن‌ها را در نرم‌افزار بیمه وارد کنید. بخشی به نام اطلاعات پایه در نرم‌افزارهای بیمه وجود دارد که با کلیک روی آن‌ها فرم مشخصات کارکنان در دسترس‌تان قرار می‌گیرد.

به ترتیب کارمندان را وارد لیست کنید و بعد از تکمیل اطلاعات یک نفر، با کلیک روی گزینه جدید، نفر بعدی را وارد کنید.

مشخصاتی که در این بخش، برای لیست بیمه باید وارد کنید، شامل مواردی مانند مشخصات شناسنامه‌ای کارمند، شماره بیمه، کد کارمند یا شماره پرسنلی و … است.

پس از وارد کردن مشخصات با زدن گزینه ثبت، اطلاعات کارمند در فرم ثبت می‌شود. نرم‌افزارهای مربوط به بیمه، می‌توانند ایرادات احتمالی را تشخیص دهند و در این صورت خطای موجود را به شما اطلاع دهند. به عنوان مثال، اگر کد ملی دارای ارقام و تعداد صحیح نباشد، اطلاعات ثبت نمی‌شود و خطا به شما اعلام می‌شود تا آن را برطرف کنید.

ثبت لیست بیمه ماهانه برای کارمندان

اکنون اطلاعات کارمندان شما در فرم ثبت شده است و باید میزان حق بیمه را برای هر نفر در لیست وارد کنید. ارسال لیست حقوق توسط امور مالی در این بخش اهمیت دارد. علاوه بر تنظیم اطلاعات هویتی هر کارمند، باید با ارسال لیست حقوق برای اداره بیمه، به آن‌ها اطلاع دهید که برای کارمندان خود چه مقدار دستمزد پرداخت می‌کنید.

دستمزد هر کارمند در هر شرکتی متفاوت است و باید وضعیت و ردیف شغلی هر کس نیز مشخص شود.

برخی از شرکت‌های بیمه، بازرس خود را به صورت دوره‌ای به شرکت‌های دولتی و خصوصی می‌فرستند و این اطلاعات را بررسی می‌کنند. بنابراین از صحت اطلاعات وارد شده در لیست بیمه، اطمینان پیدا کنید.

تنظیم لیست بیمه کارمندان

لیست بیمه کارمندان را باید در نرم‌افزار سازمان تأمین اجتماعی، تنظیم و بررسی کنید. در نرم‌افزار روی لیست ماهانه در بخش عملیات، کلیک کنید. صفحه‌ای برایتان باز می‌شود. روی بخش جدید کلیک کنید و اطلاعاتی که مورد نیاز است به صورت دقیق در این قسمت وارد کنید.

اطلاعات وارد شده را بررسی کنید و سپس روی گزینه «ثبت» کلیک کنید تا ثبت نهایی انجام شود.

ثبت ریز کارکرد برای کارمندان شرکت

برای ثبت این قسمت، باید روی گزینه ریز کارکرد کلیک کنید. توجه داشته باشید که برای هر فرد بیمه‌شده، ریز کارکرد به صورت جداگانه ثبت می‌شود و در آن اطلاعاتی مانند مرخصی‌ها، استراحت‌های پزشکی، دستمزد ثابت، اضافه‌کاری و … مشخص می‌شود. این لیست از لیست ماهانه جدا است و با آن فرق دارد.

در گزینه ریز کارکرد، مشخصات را وارد می‌کنید و اطلاعات خواسته شده را در فرم ثبت می‌کنید.

ارسال لیست بیمه برای شرکت بیمه

اکنون باید فایل نهایی لیست بیمه را آماده کنید و آن را برای شرکت بیمه بفرستید. اگر تمام اطلاعات مورد نیاز برای شرکت و کارمندان را در فرم وارد کردید، باید روی گزینه تهیه دیسکت کلیک کنید.

اکنون می‌توانید اطلاعاتی را که ثبت کردید، به صورت یک فایل پی‌دی‌اف از نرم‌افزار دریافت کنید. این فایل را در آدرس مشخصی روی سیستم خود ذخیره ‌کنید.

کاری که باید انجام دهید، ارسال لیست بیمه کارمندان برای اداره بیمه است و در نهایت فیش حق بیمه پس از بررسی توسط بیمه، برای شما تعیین و ارسال می‌شود. مبلغی را که توسط اداره بیمه ارائه شده است، بررسی کنید و در صورت کامل بودن فرم، اقدام به پرداخت آن کنید.

دقت داشته باشید که ارسال فرم، دریافت حق بیمه تعیین شده و پرداخت، همگی می‌تواند به صورت اینترنتی انجام شود. بنابراین صاحبان مشاغل و مدیران به مراتب راحت‌تر از گذشته می‌توانند این کار را انجام دهند.

نکاتی که هنگام تکمیل لیست بیمه، باید در نظر داشته باشید

تنظیم لیست بیمه یکی از وظایف مهم در هر شرکتی است و اخلال در آن، مشکلات حقوقی را برای شرکت به همراه دارد. پشتیبانی واحد مالی، وظیفه دارد این کار را پیگیری کند و نسبت به آن حساسیت داشته باشد.

توجه به نکات زیر باعث می‌شود تا کارفرمایان و کارمندان از مزایای تأمین اجتماعی، برخوردار شوند و مشمول جریمه بیمه نشوند.

• کارفرمایان وظیفه دارند، ارسال لیست حقوق و بیمه کارگران و افراد شاغل در کارگاه خود را برای هر ماه تا پایان ماه شمسی بعد به سازمان تأمین اجتماعی تحویل دهند. در صورتی که این کار انجام نشود و در روند ارسال لیست بیمه، تأخیر داشته باشند، 10 درصد از مبلغ بیمه ماه به عنوان جریمه برای شرکت در نظر گرفته می‌شود.
• تاریخ دقیق اخراج یا استخدام کارمندان باید در فرم اطلاعات وارد شود.
• لیست ارسال شده برای اداره بیمه باید کامل و شامل تمام نفرات شاغل باشد. بازرسان سازمان بیمه این موارد را بررسی می‌کنند و در صورت وجود تناقص بین اطلاعات وارد شده و واقعی، شرکت جریمه و در مواردی پلمپ می‌شود.
• اگر آخرین روز مهلت ارسال برای لیست و اطلاعات بیمه شدگان، روز تعطیل باشد، اولین روز کاری بعد از تعطیلات رسمی برای این کار در نظر گرفته می‌شود.
• برای دریافت نرم‌افزار بیمه، کارفرما یا نماینده او باید به سایت سازمان تأمین اجتماعی مراجعه کند و نرم‌افزار را با ارسال اطلاعات کارگاه، دریافت و نصب کند. در این صورت تمام مراحل به صورت غیرحضوری قابل انجام است.
• امکان تقسیط بدهی بیمه توسط کارفرما نیز وجود دارد و اقساط باید در زمان مقرر پرداخت شود.
• برخی از کارگاه‌ها به علت خوش حسابی و داشتن شرایط خاص، تا حد مشخصی معافیت بیمه دریافت می‌کنند. کارگاه‌هایی که معافیت تا 5 نفر را دارند، برای ارسال لیست بیمه تا 2 ماه بعد، فرصت دارند.

پیشنهاد میکنیم مقاله قانون چک را نیز مطالعه نمایید.

درصورت نیاز با شماره های  66913667-021 و 09127926849 در ساعات کاری تماس حاصل فرمایید یا از طریق واتساپ با شماره همراه ذکر شده در تماس باشید.

از همراهی و شکیبایی شما سپاسگزاریم